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Lenkung der Dokumente und Aufzeichnungen |
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| Landen bei Ihnen vertrauliche Dokumente schon mal im Altpapier? Sorgen abweichende Versionen eines Dokuments im Pflegeteam für Verwirrung? Endet bisweilen eine alte Pflegedokumentation noch vor Ablauf der gesetzlichen Lagerungsfrist im Reißwolf? Wenn Sie diese drei Fragen mit "nein" beantworten konnten, dürfen Sie diesen Artikel getrost ignorieren. Allen anderen erklären wir in fünf Minuten die Grundzüge der Dokumentenlenkung. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Wer kennt das nicht, dass im eigenen Arbeitsbereich von einem wichtigen Dokument gleich zwei oder noch mehr Versionen im Umlauf sind? Es ist mitunter sehr zeitaufwändig und mühsam, das Dokument aus dem Verkehr zu ziehen, etwa wenn es zur Pflegedokumentation gehört. Diesem Ärger können Sie schon bei der Einführung neuer Dokumente aus dem Wege gehen. Sie sollten eine Aufstellung führen und festlegen, wo welche veralteten Dokumente aus dem Verkehr gezogen werden müssen. Auch ist es den Mitarbeitern nicht immer klar, wie welche Dokumente oder Aufzeichnungen aufzubewahren oder ggf. zu vernichten sind. Mit einer Dokumenten- und Aufzeichnungsmatrix lässt sich übersichtlich darstellen, welche Dokumente wo zu finden sind, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, wie sie ggf. vernichtet werden müssen usw. Generell sollten Sie sich fragen:
Was ist ein Dokument und was ist eine Aufzeichnung? Der Unterschied ist recht schnell erklärt: Ein Dokument ist eine Vorlage, etwa ein frisch ausgedrucktes, leeres Formular für eine Dienstbesprechung. Eine Aufzeichnung wird daraus, wenn die Protokollvorlage von den Mitarbeitern ausgefüllt wurde. Damit erklärt sich auch, dass eine Vorlage (etwa ein einfacher Protokollvordruck) ganz normal in der Papiertonne verschwinden kann, aber eine Aufzeichnung ein paar Jahre aufbewahrt werden muss und bei der Vernichtung in den Reißwolf gehört. Vorgehen Jeder Funktionsbereich sollte eine Bestandsaufnahme machen, die alle derzeit genutzten Dokumente auflistet. Dabei fällt häufig schon auf, wenn unterschiedliche Varianten eines Dokuments parallel verwendet werden. Der Qualitätsbeauftragte hat nun die Aufgabe, alle gesammelten Dokumente in Absprache mit dem jeweiligen Verantwortlichen auf Richtigkeit und Aktualität hin zu überprüfen. Jedes Dokument sollte eine eindeutige Bezeichnung und Nummer haben. Deshalb ist es sinnvoll, auf jedem Dokument eine Fußzeile einzurichten, etwa so:
So können eine Dokumentenmatrix und eine Aufzeichnungsmatrix aussehen: Dokumentenmatrix:
Aufzeichnungsmatrix:
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| Genereller Hinweis zur Nutzung des Magazins: Zweck unserer Muster und Textvorlagen ist es nicht, unverändert in das QM-Handbuch kopiert zu werden. Alle Muster müssen in einem Qualitätszirkel diskutiert und an die Gegebenheiten vor Ort anpasst werden. Unverzichtbar ist häufig auch eine inhaltliche Beteiligung der jeweiligen Haus- und Fachärzte, da einzelne Maßnahmen vom Arzt angeordnet werden müssen. Außerdem sind etwa einige Maßnahmen bei bestimmten Krankheitsbildern kontraindiziert. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
