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Zeitmanagement in der Altenpflege |
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| Dieses Problem kennt wohl jede Fach- oder Führungskraft: Selbst nach zehn oder mehr Arbeitsstunden beschleicht einen abends das ungute Gefühl, dass man auch heute wieder vor lauter Kleinkram nicht zu den wirklich wichtigen Aufgaben gekommen ist. Wir zeigen Ihnen, welche kleinen Tricks die Profis einsetzen, um ihre Zeit so produktiv (und Karriere fördernd) wie möglich zu nutzen. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Das Zauberwort dafür lautet "Zeitmanagement".
Im Grunde ist ein solides Zeitmanagement nichts anderes als eine
gute Pflegeplanung. Nur dass nicht die Gesundheit des Bewohners
geschützt und gestärkt werden soll, sondern das Nervenkostüm der
Pflegekraft. Und ganz genau wie bei einer Pflegeplanung bestehen
die ersten Schritte in zwei grundsätzlichen Fragen: Wie ist die
Situation jetzt? Und - viel wichtiger - wie sollte die Situation
eigentlich sein? Zumindest die Ziele lassen sich schnell bestimmen. Diese könnten etwa so lauten:
Als nächstes folgt die "Zeitanalyse", also die Beurteilung der aktuellen Arbeitsbelastung: Welche Aufgaben sind zu erledigen? Wie lange dauern diese? Wie wichtig sind sie? Am besten fertigen Sie sich dazu ein Protokoll pro Arbeitstag an. Dieses könnte etwa so aussehen: |
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Rot: Ist die Aufgabe
notwendig? (ja / nein) Grün: Muss wirklich ich diese Aufgabe durchführen? Oder kann sie auch an andere abgegeben werden? (ja / nein) Blau: Ist der Zeitpunkt der richtige? (ja / nein) Schwarz: Ist die Zeitdauer für diese Aufgabe angemessen? (ja / nein) Braun: Steht die aufgewendete Arbeitszeit (Form, Umfang, Aufwand) in einer vernünftigen Relation zur Aufgabe? (ja / nein) Orange: Hatte ich einen Einfluss auf die Aufgabe oder kam sie unerwartet und somit ohne dass ich den Zeitpunkt bestimmen konnte? (ja / nein) Bewertung: Hier können eigene Kommentare von Ihnen stehen. Sie können sofort einhaken, um etwas besser zu machen, wenn sie Schwachstellen erkannt haben.
Zeitkiller, Störfaktoren, Fluchtstrategien: Die größten Lecks in Ihrer Zeitplanung liegen vermutlich in diesem thematischen Umfeld:
Es lassen sich selbstverständlich nicht alle diese Dinge vermeiden. Sie können aber z.B. für Mitarbeiter, Bewohner, Angehörige usw. feste Sprechzeiten einrichten. Konsequenterweise gehört es dann aber auch dazu, bei Abwägung des Falles auch "nein" zu Gesprächen außerhalb dieser Sprechzeiten zu sagen. Oder anders ausgedrückt: Wenn Sie die Wahl zwischen einer gemütlichen Tasse Kaffe und einem Gespräch mit einem Heimplatzinteressenten haben, hat der Heimplatzinteressent Vorrang. Entscheiden Sie jedoch zwischen einem wichtigen Brief an den MDK und der x-ten Beschwerde einer nörgelnden Angehörigen, dann schreiben Sie lieber den Brief und blocken das Gespräch ab. So oder so: Irgendwann endet der Service und beginnt die Notwehr. "An der Organisation kann es nicht liegen, denn wir haben keine!" Wer schlecht organisiert ist, verliert
viel Zeit. Wie etwa mit der Suche nach verloren gegangenen
Unterlagen. Schlecht organisiert ist auch derjenige, der sich
von Anderen zu viele Aufgaben aufs Auge drücken lässt. Hier ist
es mit einem bestimmten "nein" besser getan. Merke: Jedermanns
Liebling ist jedermanns Depp.
Lieber sucht man sich leichte Aufgaben, die als Alibitätigkeiten herhalten müssen, bevor man mit einer großen unangenehmen Aufgabe endlich beginnt. Strukturierung der einzelnen Tätigkeiten: Die A-B-C-D-Analyse: A-Aufgaben: Bei den A-Aufgaben handelt es sich um wichtige und dringende Aufgaben. Für die Erledigung dieser Aufgaben hat ausschließlich die Leitung die Fähigkeit und ist verantwortlich dafür. Diese Tätigkeiten sind häufig sehr komplex und umfangreich. Sie können nicht delegiert werden. Die Nichterledigung dieser Aufgaben hat negative Folgen.
B-Aufgaben: Die B-Aufgaben sind wichtig, aber im Moment nicht dringend. Sie gehören zwar auch zum Arbeitsgebiet der Leitung, können aber auch an andere Mitarbeiter delegiert werden. Werden sie nicht delegiert, können sie zu einem späteren Zeitpunkt aber auch leicht zu A-Aufgaben werden.
C-Aufgaben: Die C-Aufgaben sind dringliche Alltags- und Routineaufgaben. Entweder treten sie unerwartet auf oder aber sie hätten bei besserer Planung abgegeben werden können.
D-Aufgaben: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, die aber ggf. Spaß machen. Es entsteht kein Schaden, wenn sie nicht erledigt werden.
Auch hier verschafft eine kleine Tabelle Klarheit:
Als recht praktisch für die Strukturierung des Tages hat sich die "ALPEN-Systematik" erwiesen:
Die 1-2-3-Methode: Diese Methode
ist ebenfalls ein recht simples Instrument, um Aufgaben nach
ihrer Wichtigkeit zu sortieren. Stellen Sie alle Aufgaben des
Tages zusammen, legen Sie fest, wie viel Zeit Sie dafür
benötigen. Dann ordnen Sie jeder Tätigkeit die Ziffern 1, 2 und
3 zu. Tipps:
Erfolgskontrolle:
Weiterführende Literatur:
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| Genereller Hinweis zur Nutzung des Magazins: Zweck unserer Muster und Textvorlagen ist es nicht, unverändert in das QM-Handbuch kopiert zu werden. Alle Muster müssen in einem Qualitätszirkel diskutiert und an die Gegebenheiten vor Ort anpasst werden. Unverzichtbar ist häufig auch eine inhaltliche Beteiligung der jeweiligen Haus- und Fachärzte, da einzelne Maßnahmen vom Arzt angeordnet werden müssen. Außerdem sind etwa einige Maßnahmen bei bestimmten Krankheitsbildern kontraindiziert. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
